Wer liest und schreibt täglich E-Mails? Fast jeder! Seit Jahren sind wir daran gewöhnt dieses Kommunikationsmittel zu benutzen. Einfach, kostengünstig, schnell… und gelegentlich nervig. Stichwort „Mailflut“. Leider sind davon mehr Menschen betroffen, als man denkt.

Haufenweise Spam, Werbung, Fake-Mails, unnötige Nachrichten, An-alle-in-der-Unternehmung-Mails und noch viel mehr prasseln (teilweise in Sekundentakt) in die Box. An das eigentliche Ziel, nur wichtige und wesentliche E-Mails zu lesen bzw. zu schreiben, ist oft nicht mehr zu denken.

Die Tatsache, dass es unter 100 Personen mindestens 80 Menschen gibt, die keine bzw. zu wenig Ahnung von den Möglichkeiten der jeweiligen Software haben, macht das Ganze noch schwieriger. „Ich verstehe Outlook“ sollte eher „Ich kann das Programm öffnen und schliessen“ heissen.  Das ist nebenbei keine Schande, jeder kann ein gutes Niveau erlernen. Nur wollen und tun ist wichtig dabei. Beginnen wir deshalb einfach mit den wichtigsten Grundlagen.

Frage: Wofür eignet sich das E-Mail und wozu nicht?

Eignung

  • zum Verbreiten gleichlautender Informationen
  • zum Einholen/Abfragen von Informationen
  • zum Erteilen von Aufträgen
  • für Terminabsprachen

Keine Eignung

  • zur Äusserung von Kritik
  • zum Austragen von Konflikten
  • für ausführliche Diskussionen

Für diese Punkte eignet sich ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat besser.

E-Mail-Management ist enorm wichtig, um effizient arbeiten zu können. Längt kein Thema mehr, das nur Manager betrifft.

Übung macht den Meister!

 

Anmerkung: Die Auflistung der Eignung entstammt der ibo Schriftenreihe, Band 8, Selbstmanagement und persönliche Arbeitstechnik