Aufstehen, Duschen, ab zur Arbeit. Im Büro angekommen warten bereits die neuen Arbeiten auf einem. Nicht selten stellt man sich sogleich die Frage „Wofür soll das gut sein?“

Kommt Ihnen dies bekannt vor? Dann befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Können Sie sich vorstellen, wie viele sinnlose und dennoch zeitintensive Tätigkeiten ausgeführt werden? Unzählige! Werden Doppelarbeiten dazugerechnet wird es tragisch. 8)

Nein, dies soll kein pessimistischer Beitrag werden. Dies ist das Konzentrat der letzten Wochen meiner Erfahrungen in Unternehmen diverser Branchen und leider keineswegs ein Märchen. Im Büro gibt es aus verschiedenen Gründen schnell enorm viele Arbeiten ohne Nutzen für die Unternehmung.

Die einen Arbeiten erhalten wir von Vorgesetzten („Diese Listen wurde immer erstellt!“), andere erstellen wir sogar selber („Erstelle ich eine Liste aller von mir geschriebener Rechnungen stellt dies meine Leistung optimaler dar.“). Ist den Leuten vielleicht langweilig?

Nein, der Mensch ist und bleibt ein Sammler. Büromenschen lieben es sich mit Papier, Ordnern und Daten aller Art zu beschäftigen. Grundsätzlich ein guter Zug, doch das Wesentliche vom Unsinnigen zu trennen ist eine Kunst, die es mühsam zu erlernen gibt und wo ständige Rückschläge dazugehören. Kein Mensch bleibt davon verschont. Keiner… nur die Häufigkeit der Rückschläge lässt sich vermindern.

Um effektiv arbeiten zu können, muss bei jeder neuen Aufgabe grundsätzlich die Frage gestellt werden, wofür dies gut ist bzw. wer das Resultat braucht. Dies hat einerseits den Vorteil, dass man in der Regel mehr Informationen erhält, andererseits muss der Auftraggeber die Notwenigkeit aufzeigen.

Der heutigen Lage entsprechend getrauen sich nur wenige Menschen diese Fragen zu stellen und tun lieber was ihnen aufgetragen wurde. Gleichgültig, ob ein Nutzen entsteht oder es reine Beschäftigungstherapie darstellt.

Genauer betrachtet beinhaltet dieses Verhalten mehrfach negative Auswirkungen. Beispiele:

  • Die beauftragte Person verbraucht Zeit und vielfach Nerven. Irgendwann folgt die Kündigung, wenn der Anteil solcher Arbeiten oder der Druck zu gross wird.
  • Der Unternehmung fehlt Arbeitskraft für wertschöpfende Tätigkeiten.
  • Die Kunden erfreuen sich an schwerfälligen Abläufen, da die nötige Kapazität mit unnötigen Dingen belegt ist.

Wichtig ist es bei sich selber anzufangen und sämtliche Arbeiten auf ihren Sinn zu hinterfragen. Was da wohl zum Vorschein kommt? Aus eigener Erfahrung können schnell einige Stunden Zeitgewinn anfallen.

Es ist keine Schande sich einzugestehen Überflüssiges zu produzieren oder Selbiges von Anderen zu verlangen. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Vorgesetzen. Hinterfragen Sie, ob das Gefundene weiterhin benötigt wird.

Arbeiten Sie wertschöpfender und geniessen Sie die gewonnene Zeit!